1.文書

 

　　指人們在社會實踐活動中為處理各種事情的需要，以文字的方式，在特定的載體上形成的具有一定效用的信息記錄。

 

　　2.公文

 

　　指公務文書的簡稱，現(xiàn)代公文是指社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄。是文件管理的主要對象。

 

　　3.文件

 

　　指國家機關、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們進行社會交往的工具，也是檔案的前身。文件有廣義和狹義之分。

 

　　4.專用公文

 

　　也稱專用文書，指某一業(yè)務系統(tǒng)、某一行業(yè)根據(jù)專門工作的特殊需要而使用的，具有該業(yè)務系統(tǒng)或該行業(yè)特定內(nèi)容和體式的公務文書，使用范圍有極強的專門性和限制性。

 

　　5.電子文件

 

　　指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡上傳送的文件。

 

　　6.正式通用公文

 

　　指根據(jù)有關規(guī)定在各類社會組織共同使用的正式公文，具有法定性、規(guī)范性和通用性特點，是公文文種的主體。

 

　　7.上行文

 

　　指下級機關向直接隸屬的上級機關、要受隸屬關系限制的行文。

 

　　8.平行文

 

　　指直接向沒有隸屬關系的對方機關、或沒有隸屬關系的其他機關的行文。

 

　　9.公文格式

 

　　指公文文面各項要素的構(gòu)成及其編排規(guī)范。為保證公文的嚴肅性、完整性和有效性，我國政府曾兩度頒布了行政公文格式的國家標準。

 

　　10.主送機關

 

　　指公文的主要受理機關，即對公文承擔辦理或答復的責任機關。

 

　　11.定稿

 

　　指發(fā)文機關對所發(fā)文件，經(jīng)過擬稿、會商、審核、簽發(fā)和復核程序完畢后形成的用于印發(fā)正式公文的稿件，是正式公文印制的依據(jù)。

 

　　12.公文處理

 

　　指社會組織內(nèi)部公文的擬制、傳遞、辦理和整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。